公司为避免机密数据外泄，有时会透过软件监控员工的电子邮件信箱及通讯纪录，并可能因此发现员工有泄密的行为，但这时不免会有疑问，使用软件监控员工的行为是否合法？因此取得的证据在诉讼上是否可使用？

举例而言，某甲公司为知名新创科技公司，因应疫情后工作型态改变，允许员工每周可以有一天居家远程办公，但甲公司负责人A担心员工居家办公有导致公司机密外泄的风险，所以指示IT人员在员工的公务计算机安装监控软件，对于员工的通讯软件及公务信箱进行监控。某天A收到IT人员告知，资深工程师B将甲公司重要营业秘密文件，透过公务信箱以及通讯软件传给不知名的外部人，A随即指示IT人员汇整监控所取得的相关证据，并对B提出刑事诉讼及民事求偿，B在诉讼过程中得知相关证据是被监控下取得，也对A提出告诉 。

针对此案例，本文提出三部分重点：

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一、A指示IT人员在B公务计算机安装监控软件之行为是否合法？

 依照目前实务见解，判断的关键应在于员工对于自身的隐私有没有合理的期待。简单的说，如果公司事先已经明确告知员工公司的相关规范，并经过员工的同意，那么此时监控的行为较有可能会被认为是合法，因为此时员工已经对于可能的监控行为有所认知（但仍不能踰越正当合理目的）。

 反之，如果甲公司并未告知员工，自行监控员工的电子邮件或通讯软件，则属于侵害员工隐私，公司及决策者就可能面临来自员工提出的诉讼风险。

二、监控B使用公务计算机取得的数据，是否可作为诉讼证据？

 如前所述，倘若甲公司事先有告知B相关规范，此时透过监控软件取得的数据里当可作为诉讼上证据，较无疑问。但在另一种情形，也就是甲公司事先并未告知B相关规范，而导致侵害B隐私权，使得监控行为可能违法，此时取得的资料是否仍可作为诉讼上的证据？

 对此目前有实务见解认为相关资料仍可在诉讼上有证据能力（可参考台湾台中地方法院107年度诉字第531号判决）。但仍需强调，决策者在保护营业秘密的同时，不应只关注是否能完成搜证，否则可能造成公司及决策者本身遭遇高度的诉讼风险！

三、实务上的建议：制定明确监控规范，并取得员工同意

 为了避免公司营业秘密外泄，以维持公司竞争力，适当的管理有其必要性，但为兼顾员工隐私权保障，建议雇主如要进行监控措施，能先进行以下程序：1、进行信息安全教育训练与倡导；2、制定信息管理规范与政策（明文规范监控范围）；3、取得员工同意。如此，相信能在确保营业秘密管理制度有效运作的同时，也能有效避免公司及决策者的法律风险。

本文发表于工商时报_名家评论专栏：https://www.ctee.com.tw/news/20240308700119-431305

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